In den Ordnerstrukturen eines Fileserver versinken enorme Mengen an Dateien und Dokumenten.

Wir sprechen hierbei auch von unstrukturierten Informationen. Informationen, die in keinem Zusammenhang zu den Informationen in der Warenwirtschaft, dem ERP-System, des CRM (Kundenbeziehungsmanagement) oder anderen Systemen stehen.

Hier werden Office-Dokumente (Verträge, Konzepte, individuelle Angebote usw.) abgelegt.
Aber natürlich auch die E-Mails werden hier als Datei abgespeichert. Die Suche gestaltet sich sehr schwierig und aufwendig und bleibt leider auch häufig erfolglos.

Natürlich wollen Sie sich auch mit Kollegen austauschen. Es werden also Dokumente per E-Mail durch die Gegend geschickt. Auch an mehrere Kollegen gleichzeitig. Somit gibt es jetzt verschiedene Versionen eines Dokuments. Die auf dem Fileserver und die in den Postfächern der einzelnen Mitarbeiter.
Diese Version wird dann bearbeitet und wieder per E-Mail verteilt. Auf dem Fileserver wird die Version dann mit „_neu“ oder „_final“ abgelegt. Es dauert nicht lange und bald kennt sich keiner mehr wirklich aus bzw. weiß, welches die aktuellste Version ist.

Spätestens nach ein paar Jahren ist das Chaos perfekt.

Hinweis: Eine Software löst keine Probleme, sie erledigt Aufgaben!

Vor der Einführung einer neuen Software steht deshalb immer erst die Prozessberatung und Prozessoptimierung.