Stellen Sie sich vor, Sie könnten durch optimierte Arbeitsabläufe dauerhaft Zeit, Geld und Nerven sparen.

Als erstes erstellt der Mitarbeiter einen Vertriebsvorgang.

Dieser Vertriebsvorgang ist einer Adresse und einem Ansprechpartner zugeordnet. Hier notiert sich der Mitarbeiter auch das Besprochene. Bei der Erzeugung des Vertriebsvorgangs wurde dem Mitarbeiter ein Eintrag im Kalender für das Nachfassen in drei Tagen erstellt.

Beim Termin selbst ist der ganze Vorgang hinterlegt. So muss sich der Mitarbeiter nicht alle Daten mühselig manuell heraussuchen.

Anschließend erstellt er in der Warenwirtschaft das passende Angebot. Dieses Angebot wird nun als PDF ins DOCUframe gedruckt.
Der Beleg beinhaltet unter anderem folgende Daten: Kundennummer, Vorgangsnummer, Belegnummer.

Anhand der Belegnummer erkennt DOCUframe, dass es sich um ein Angebot handelt. Durch die Vorgangsnummer findet die Zuordnung zum Vertriebsvorgang statt. Die Kundenummer sorgt für die passende Zuordnung und Ablage des Beleges beim Kunden im Unterordner Belege/Angebote.

Dies alles passierte vollautomatisch – ohne Zutun des Mitarbeiters.

Als nächstes benutzt der Mitarbeiter die Funktion „Beleg mailen“.  DOCUframe weiß ja bereits, dass es sich um ein Angebot handelt und nutzt deshalb die globale E-Mail Vorlage für Angebote.

Es muss auch keine E-Mail–Adresse des Empfängers mehr eingegeben werden. Denn der Vertriebsvorgang ist ja bereits dem Ansprechpartner zugeordnet.
Also weiß die Software auch, an wen das Angebot geschickt werden soll. Eine Änderung ist selbstverständlich möglich.

Die E-Mail wird auch automatisch dem Vertriebsvorgang, der Adresse und dem Ansprechpartner zugeordnet.

Sie merken schon, wie aufwendig es ist, diese ganzen Schritte zu beschreiben. Denn das passiert alles vollkommen automatisch im Hintergrund, ohne dass der Mitarbeiter einen zusätzlichen Arbeitsaufwand hat.

Jetzt noch schnell den Text der E-Mail anpassen. Übrigens kann es nicht passieren, dass es vergessen wird, das Angebot mitzuschicken. Denn das hat DOCUframe schon automatisch angehängt.

Nun noch auf Senden klicken. Fertig 🙂

Der Kunde hat Rückfragen per E-Mail. Da die E-Mail-Adresse des Kunden bekannt ist, findet sofort wieder im Hintergrund die Zuordnung der E-Mail zur Adresse, dem Ansprechpartner und zum Vertriebsvorgang statt.

Auch hier ruft der Kunde wieder an und fragt nach. Der Kollege nimmt den Anruf entgegen. Er öffnet das Angebot aus dem Vertriebsvorgang und beantwortet sofort die Fragen des Kunden.

Dieser bestellt gleich am Telefon. Es wird ein Eintrag im Vertriebsvorgang vorgenommen, die Ware bestellt und ein Termin zur Auslieferung fixiert.

Die erstellte Auftragsbestätigung wird wieder ins DOCUframe gedruckt und dem Kunden per E-Mail geschickt. Dieser Prozess läuft analog des „Verschickens des Angebotes“ ab.

Der Vertriebsvorgang wird am Ende durch den Rechnungsdruck erfolgreich abgeschlossen. Bei einer eventuellen Reklamation oder für den Fall, dass Sie den Vorgang später noch einmal nachvollziehen möchten, so ist das jederzeit möglich.