Optimieren Sie eingefahrene und unproduktive Arbeitsabläufe
BusinessOptimizer

Stellen Sie sich vor, Sie könnten durch optimierte Arbeitsabläufe dauerhaft Zeit, Geld und Nerven sparen.

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Haben Sie keine Lust mehr, Ihre Zeit mit sinnlosen Aufgaben zu verschwenden?

Haben Sie keine Lust mehr auf die Entstehung erhöhter Kosten durch fehlende Informationen?

Haben Sie keine Lust mehr auf unnötige Fehler durch unklare und fehleranfällige Abläufe?

Der Verkaufsprozess früher – Kundenanfrage

#1

Ein Kunde ruft an und wünscht ein Angebot über einen neuen Bildschirmarbeitsplatz für Frau Müller.
Der Vertriebsinnendienst nimmt die Anfrage entgegen.

#2

Als Nächstes wird in der Warenwirtschaft ein passendes Angebot geschrieben. Dieses Angebot wird als PDF abgespeichert. Nun erstellt der Kollege eine E-Mail und schreibt einen entsprechenden Text. Das Angebot wird (hoffentlich) angehängt.

#3

Der Kunde meldet sich jetzt per E-Mail und hat eine Rückfrage. Diese E-Mail liegt im Posteingang des Mitarbeiters. Nachdem der Kunde eine Stunde lang nichts gehört hat, ruft er an.

#4

Zur Nachverfolgung schreibt er sich auf einen Schmierzettel den Kundennamen. Wir hoffen einfach mal, dass er es nicht vergisst, den Kunden anzurufen.

#5

Er landet beim Kollegen. Denn der ursprüngliche Bearbeiter ist nicht da. Die Frage, ob er ihm die Antworten auf die Fragen in seiner E-Mail geben kann, wird verneint. Denn die E-Mail liegt ja im Posteingang des Kollegen und darauf hat er keinen Zugriff. Unbefriedigend!

#1

Ein Kunde ruft an und wünscht ein Angebot über einen neuen Bildschirmarbeitsplatz für Frau Müller.
Der Vertriebsinnendienst nimmt die Anfrage entgegen.

#2

Als Nächstes wird in der Warenwirtschaft ein passendes Angebot geschrieben. Dieses Angebot wird als PDF abgespeichert. Nun erstellt der Kollege eine E-Mail und schreibt einen entsprechenden Text. Das Angebot wird (hoffentlich) angehängt.

#3

Der Kunde meldet sich jetzt per E-Mail und hat eine Rückfrage. Diese E-Mail liegt im Posteingang des Mitarbeiters. Nachdem der Kunde eine Stunde lang nichts gehört hat, ruft er an.

#4

Zur Nachverfolgung schreibt er sich auf einen Schmierzettel den Kundennamen. Wir hoffen einfach mal, dass er es nicht vergisst, den Kunden anzurufen.

#5

Er landet beim Kollegen. Denn der ursprüngliche Bearbeiter ist nicht da. Die Frage, ob er ihm die Antworten auf die Fragen in seiner E-Mail geben kann, wird verneint. Denn die E-Mail liegt ja im Posteingang des Kollegen und darauf hat er keinen Zugriff. Unbefriedigend!

Stellen Sie sich vor, Sie könnten durch optimierte Arbeitsabläufe dauerhaft Zeit, Geld und Nerven sparen.

Unser Verkaufsprozess heute

Und nun, wie wir das bei SOLOX im Bereich des Systemhaus mit DOCUframe lösen.

Ein Kunde ruft an und wünscht ein Angebot über einen neuen Bildschirmarbeitsplatz für Frau Müller.
Der Vertriebsinnendienst nimmt die Anfrage entgegen.

#1

Der Vertriebsvorgang – die digitale Akte

Als erstes erstellt der Mitarbeiter einen Vertriebsvorgang.

Dieser Vertriebsvorgang ist einer Adresse und einem Ansprechpartner zugeordnet. Hier notiert sich der Mitarbeiter auch das Besprochene. Bei der Erzeugung des Vertriebsvorgangs wurde dem Mitarbeiter ein Eintrag im Kalender für das Nachfassen in drei Tagen erstellt.

Beim Termin selbst ist der ganze Vorgang hinterlegt. So muss sich der Mitarbeiter nicht alle Daten mühselig manuell heraussuchen.

Anschließend erstellt er in der Warenwirtschaft das passende Angebot. Dieses Angebot wird nun als PDF ins DOCUframe gedruckt.
Der Beleg beinhaltet unter anderem folgende Daten: Kundennummer, Vorgangsnummer, Belegnummer.

#2

Die automatische Zuordnung zur digitalen Akte

Anhand der Belegnummer erkennt DOCUframe, dass es sich um ein Angebot handelt. Durch die Vorgangsnummer findet die Zuordnung zum Vertriebsvorgang statt. Die Kundenummer sorgt für die passende Zuordnung und Ablage des Beleges beim Kunden im Unterordner Belege/Angebote.

Dies alles passierte vollautomatisch – ohne Zutun des Mitarbeiters.

#3

Der Versand des Angebotes per E-Mail

Als nächstes benutzt der Mitarbeiter die FunktionBeleg mailen“.  DOCUframe weiß ja bereits, dass es sich um ein Angebot handelt und nutzt deshalb die globale E-Mail Vorlage für Angebote.

Es muss auch keine E-MailAdresse des Empfängers mehr eingegeben werden. Denn der Vertriebsvorgang ist ja bereits dem Ansprechpartner zugeordnet.
Also weiß die Software auch, an wen das Angebot geschickt werden soll. Eine Änderung ist selbstverständlich möglich.

Die E-Mail wird auch automatisch dem Vertriebsvorgang, der Adresse und dem Ansprechpartner zugeordnet.

Sie merken schon, wie aufwendig es ist, diese ganzen Schritte zu beschreiben. Denn das passiert alles vollkommen automatisch im Hintergrund, ohne dass der Mitarbeiter einen zusätzlichen Arbeitsaufwand hat.

Jetzt noch schnell den Text der E-Mail anpassen. Übrigens kann es nicht passieren, dass es vergessen wird, das Angebot mitzuschicken. Denn das hat DOCUframe schon automatisch angehängt.

Nun noch auf Senden klicken. Fertig 🙂

#4

Die Rückfrage des Kunden, verbunden mit der Bestellung

Der Kunde hat Rückfragen per E-Mail. Da die E-Mail-Adresse des Kunden bekannt ist, findet sofort wieder im Hintergrund die Zuordnung der E-Mail zur Adresse, dem Ansprechpartner und zum Vertriebsvorgang statt.

Auch hier ruft der Kunde wieder an und fragt nach. Der Kollege nimmt den Anruf entgegen. Er öffnet das Angebot aus dem Vertriebsvorgang und beantwortet sofort die Fragen des Kunden.

Dieser bestellt gleich am Telefon. Es wird ein Eintrag im Vertriebsvorgang vorgenommen, die Ware bestellt und ein Termin zur Auslieferung fixiert.

Die erstellte Auftragsbestätigung wird wieder ins DOCUframe gedruckt und dem Kunden per E-Mail geschickt. Dieser Prozess läuft analog des „Verschickens des Angebotes“ ab.

Der Vertriebsvorgang wird am Ende durch den Rechnungsdruck erfolgreich abgeschlossen. Bei einer eventuellen Reklamation oder für den Fall, dass Sie den Vorgang später noch einmal nachvollziehen möchten, so ist das jederzeit möglich.

#1

Der Vertriebsvorgang – die digitale Akte

Als erstes erstellt der Mitarbeiter einen Vertriebsvorgang.

Dieser Vertriebsvorgang ist einer Adresse und einem Ansprechpartner zugeordnet. Hier notiert sich der Mitarbeiter auch das Besprochene. Bei der Erzeugung des Vertriebsvorgangs wurde dem Mitarbeiter ein Eintrag im Kalender für das Nachfassen in drei Tagen erstellt.

Beim Termin selbst ist der ganze Vorgang hinterlegt. So muss sich der Mitarbeiter nicht alle Daten mühselig manuell heraussuchen.

Anschließend erstellt er in der Warenwirtschaft das passende Angebot. Dieses Angebot wird nun als PDF ins DOCUframe gedruckt.
Der Beleg beinhaltet unter anderem folgende Daten: Kundennummer, Vorgangsnummer, Belegnummer.

#2

Die automatische Zuordnung zur digitalen Akte

Anhand der Belegnummer erkennt DOCUframe, dass es sich um ein Angebot handelt. Durch die Vorgangsnummer findet die Zuordnung zum Vertriebsvorgang statt. Die Kundenummer sorgt für die passende Zuordnung und Ablage des Beleges beim Kunden im Unterordner Belege/Angebote.

Dies alles passierte vollautomatisch – ohne Zutun des Mitarbeiters.

#3

Der Versand des Angebotes per E-Mail

Als nächstes benutzt der Mitarbeiter die FunktionBeleg mailen“.  DOCUframe weiß ja bereits, dass es sich um ein Angebot handelt und nutzt deshalb die globale E-Mail Vorlage für Angebote.

Es muss auch keine E-MailAdresse des Empfängers mehr eingegeben werden. Denn der Vertriebsvorgang ist ja bereits dem Ansprechpartner zugeordnet.
Also weiß die Software auch, an wen das Angebot geschickt werden soll. Eine Änderung ist selbstverständlich möglich.

Die E-Mail wird auch automatisch dem Vertriebsvorgang, der Adresse und dem Ansprechpartner zugeordnet.

Sie merken schon, wie aufwendig es ist, diese ganzen Schritte zu beschreiben. Denn das passiert alles vollkommen automatisch im Hintergrund, ohne dass der Mitarbeiter einen zusätzlichen Arbeitsaufwand hat.

Jetzt noch schnell den Text der E-Mail anpassen. Übrigens kann es nicht passieren, dass es vergessen wird, das Angebot mitzuschicken. Denn das hat DOCUframe schon automatisch angehängt.

Nun noch auf Senden klicken. Fertig 🙂

#4

Die Rückfrage des Kunden, verbunden mit der Bestellung

Der Kunde hat Rückfragen per E-Mail. Da die E-Mail-Adresse des Kunden bekannt ist, findet sofort wieder im Hintergrund die Zuordnung der E-Mail zur Adresse, dem Ansprechpartner und zum Vertriebsvorgang statt.

Auch hier ruft der Kunde wieder an und fragt nach. Der Kollege nimmt den Anruf entgegen. Er öffnet das Angebot aus dem Vertriebsvorgang und beantwortet sofort die Fragen des Kunden.

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Der Vertriebsvorgang wird am Ende durch den Rechnungsdruck erfolgreich abgeschlossen. Bei einer eventuellen Reklamation oder für den Fall, dass Sie den Vorgang später noch einmal nachvollziehen möchten, so ist das jederzeit möglich.

Ihnen gefällt der heutige Verkaufsprozess doch mit Sicherheit auch besser, oder?

Dann vereinbaren Sie Ihr kostenloses Erstgespräch und wir besprechen die mögliche Vorgehensweise in Ihrem konkreten Fall!

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Fall besprechen!

Rufen Sie mich unter 09353 985460 an
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      Die Vorteile, Arbeitsabläufe zu optimieren

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      Erkennbare Zeiteinsparungen

      Höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

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      Erkennen neuer Nutzenpotentiale

      Vermeidung von Fehlern

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          Doch wie optimieren Sie Ihre Abläufe denn am besten?

          Nun, das kommt sicherlich darauf an, um welchen Prozess es sich handelt und was Sie genau erreichen möchten. Die Checklisten weiter unten sollen Ihnen den Weg dahin erleichtern.

          Meiner Meinung nach gibt es ein enorm großes Verbesserungspotential bei den Abläufen in der Verwaltung von Unternehmen. Im Büro wird mit Papier, aber auch mit jeder Menge digitaler Informationen gearbeitet.

          Seien es E-Mails, Präsentationen, Excel-Listen oder Word-Dokumente. Es gibt unzählige Dokumentationen, Verfahrensanweisungen oder anderweitige Informationen, die in Word-Dokumenten festgehalten werden und dann irgendwo auf dem Fileserver abgelegt werden oder per E-Mail an Kollegen verteilt werden. Lesen Sie hierzu auch gerne „Chaos auf dem Fileserver“.

          Arbeitsabläufe optimieren

          Standardisierung und Automatisierung

          Einfachere und automatisierte Vorgänge und Abläufe erleichtern den Mitarbeitern die Arbeit. Dadurch sind diese glücklicher und werden so auch produktiver.

          Sie kennen sicherlich folgende Aussage:
          Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll. Vor lauter Bäumen sehe ich den Wald gar nicht mehr.

          Übersetzt bedeutet das, dass der Mitarbeiter den eigentlichen roten Faden in seiner Arbeit vor lauter zusätzlichen (vielleicht auch vermeidbaren) Aufgaben gar nicht mehr sieht. Er kommt einfach nicht hinterher.

          Alle routinemäßig ablaufenden Arbeitsprozesse sollten in regelmäßigen Abständen überprüft werden.

          Durch die Standardisierung und Automatisierung solcher Routineabläufe werden Sie sofort eine spürbare Effizienzsteigerung erfahren.

          Gibt es Arbeitsabläufe, die Sie optimieren möchten?

          Profitieren Sie von einer staatlichen Förderung in Höhe von 16.500 Euro mit dem Förderprogramm „go-digital“.

          Nicolas Heyne BusinessOptimizer

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          Ich bin für Sie da!

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          Arbeitsabläufe vereinfachen und dauerhaft Zeit, Geld und Nerven sparen

          Identifizieren Sie eingefahrene und unproduktive Arbeitsabläufe

          Mit dieser Checkliste legen Sie das Fundament für die spätere Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe.

          Optimieren Sie langfristig Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe - Mehr Zeit, Geld und Nerven

          Analyse und Optimierung der Arbeitsabläufe

          Diese Checkliste hilft Ihnen Schritt für Schritt bei der Vorgehensweise der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe.

          Selbsttest Verwaltungsaufwand optimieren

          Nutze ich die Chancen von Büro 4.0?

          Überprüfen Sie, wie es bei Ihnen im Unternehmen um das Thema Büro 4.0 bestellt ist.

          Vorteile des Dokumentenmangement

          Wo geht meine Zeit hin?

          Arbeitsabläufe vereinfachen und dauerhaft Zeit, Geld und Nerven sparen

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          Mit dieser Checkliste legen Sie das Fundament für die spätere Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe.

          Optimieren Sie langfristig Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe - Mehr Zeit, Geld und Nerven

          Analyse und Optimierung der Arbeitsabläufe

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          Wo geht meine Zeit hin?

          Überprüfen Sie sich selbst. Womit verbringen Sie Ihre wertvolle Zeit?

          Was sind Ihre Erkenntnisse aus der Arbeit mit den Checklisten?

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          konkreten Fall!

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