Bestens organisiert dank digitaler Wiedervorlage
BusinessOptimizer

Stellen Sie sich vor, Ihre Geheimwaffe ist eine digitale Wiedervorlage, die Sie automatisch an alles erinnert.

Ihre Zettelwirtschaft wird von Tag zu Tag größer und Sie verlieren allmählich den Überblick?

Haben Sie schon mal vergessen ein Kundenangebot nachzufassen und deswegen hat Ihr Kunde woanders gekauft?

Haben Sie auch schon mal eine wichtige Frist versäumt und Ihnen sind dadurch unnötige Kosten entstanden?

Bloß nichts vergessen!

Viele verschiedene Dinge in unserem Leben benötigen unsere Aufmerksamkeit. Seien es private Dinge wie Geburtstage, Einkaufen und die Kinder zum Sport zu fahren, oder natürlich auch allerhand geschäftlichen Dinge. Sie müssen all Ihre Aufgaben und Tätigkeiten gut planen, strukturieren und auf Wiedervorlage legen, um nichts zu vergessen.

Im privaten Alltag reicht für die Wiedervorlage meist ein Kalender. Kleine oder auch größere Mängel in der Organisation gleicht der Ehepartner oder die Ehepartnerin durch Mitdenken aus. Außerdem gibt es hier viele Dinge, die nicht ganz so dringend sind oder leicht verschoben werden können.

Doch wie sieht es in Ihrem Berufsleben aus? Natürlich wird einem hier auch so manches verziehen. Wie oft geht es unter Umständen doch zu Ihren Lasten?

Kalender Wiedervorlage Dokumentenmanagement

Wäre es nicht toll, wenn Sie Ihre Aufgaben leichter organisieren könnten?

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Wiedervorlage am Beispiel "Kundenangebot nachfassen"

Warum Sie Ihre Angebote nachfassen sollten ist ganz klar!

  1. Es ist eine Wertschätzung Ihrem Kunden gegenüber. Sie signalisieren Interesse an ihm als Kunden und können sich so gut nach eventuellen Fragen oder Unklarheiten erkundigen.
  2. Und Sie möchten gerne weitere Aufträge haben.

Doch wie organisieren Sie sich?

Hier der Klassiker: Sie machen sich eine Liste.

Manchmal in Programmen wie Excel, häufig sogar noch mit Zettel und Stift. Vielleicht führen Sie diese Liste gleich, wenn ein Angebot versendet wurde. Das ist aber leider eher die Ausnahme. Wahrscheinlich durchsuchen Sie also Ihren Angebotsordner auf dem Dateiserver (siehe auch Chaos auf dem Fileserver ) oder Ihre gesendeten E-Mails, um den Überblick zu erhalten.

Sie schreiben sich die Kundennamen auf, bei denen Sie ein Angebot nachfassen möchten. Dahinter schreiben Sie sich am besten noch ein Stichwort, damit Sie wissen, um was es geht. Jetzt noch schnell die Angebote ausdrucken und dann kann es auch schon losgehen. Sie suchen sich also die Rufnummer des ersten Kunden auf der Liste raus und rufen an. Sie besprechen das Angebot und Sie notieren sich die wichtigsten Punkte.

Aber was, wenn es anders läuft, als geplant?

Natürlich gibt es auch Kunden, die Sie nicht sofort erreichen. Sie notieren sich also, wann Sie wieder anrufen sollen. Nach und nach füllt sich der Zettel.
Sie markieren und streichen durch. Sie schreiben sich die Uhrzeiten auf, wann wer zu erreichen ist und so weiter. Logischerweise gibt es auch Kunden, die Sie heute nicht mehr erreichen, sondern erst ein paar Tage später.

Wie organisieren Sie sich nun?

Wie erreichen Sie es, dass Sie zum Termin alle Unterlagen parat haben?

Wie verwalten Sie derartigeTermine?

Die Geheimwaffe Wiedervorlage

Wiedervorlage Analog

Pultordner - analoge Wiedervorlage

Pultordner sind von 1 bis 31 unterteilt. Sie legen das entsprechende Angebot mit Ihren Notizen unter dem jeweiligen Tag ab. Frühs schauen Sie als allererstes nach, welche Aufgaben heute zu erledigen sind.

Wiedervorlage Digital

Kalender - digitale Wiedervorlage

Oder aber Sie erzeugen sich im Outlook einen Termin mit Erinnerung. Sie vergeben einen Betreff und schreiben sich Ihre Notizen in den Termin. Die Papierunterlagen legen Sie in einer Mappe auf Ihrem Schreibtisch ab. Outlook erinnert Sie dann zum gewünschten Zeitpunkt an den Kundenanruf. Sie suchen sich schnell Ihre restlichen Papierunterlagen zusammen und durchsuchen Ihr Outlook nach möglichen E-Mails des Kunden, die in der Zwischenzeit vielleicht reingekommen sind.

Wiedervorlage Analog

Pultordner - analoge Wiedervorlage

Pultordner sind von 1 bis 31 unterteilt. Sie legen das entsprechende Angebot mit Ihren Notizen unter dem jeweiligen Tag ab. Frühs schauen Sie als allererstes nach, welche Aufgaben heute zu erledigen sind.

Wiedervorlage Digital

Kalender - digitale Wiedervorlage

Oder aber Sie erzeugen sich im Outlook einen Termin mit Erinnerung. Sie vergeben einen Betreff und schreiben sich Ihre Notizen in den Termin. Die Papierunterlagen legen Sie in einer Mappe auf Ihrem Schreibtisch ab. Outlook erinnert Sie dann zum gewünschten Zeitpunkt an den Kundenanruf. Sie suchen sich schnell Ihre restlichen Papierunterlagen zusammen und durchsuchen Ihr Outlook nach möglichen E-Mails des Kunden, die in der Zwischenzeit vielleicht reingekommen sind.

Achtung

Wenn Sie sich schon ein wenig auf unserer Seite umgesehen haben und uns dadurch etwas kennengelernt haben, dann wissen Sie bereits, was uns an dieser Arbeitsweise widerstrebt.

Die Daten liegen an verschiedenen Stellen in verschiedenen Systemen und stehen in keinem Zusammenhang zueinander.

Außerdem ist ein solches Vorgehen weder übersichtlich genug, noch einfach genug. Sie nutzen Listen, verschiedene Programme, Notizen und Ausdrucke. Das geht sicher komfortabler!

Denken Sie sich jetzt auch "Das geht doch besser"?

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Die digitale Wiedervorlage in der Premium-Variante

Wir haben bereits frühzeitig unsere Organisation um ein Vielfaches vereinfacht!

Bei mir läuft das heute schon anders. Ich kann mir mit nur einem Klick sämtliche Dokumente und E-Mails in meiner digitalen Wiedervorlage auf einen bestimmten Termin legen. Als Ergebnis habe ich täglich meine persönliche To-Do-Liste, über die ich ganz bequem auf das zugehörige Dokument springen kann, also zum Beispiel dem Angebot oder auch gleich dem ganzen Vertriebsvorgang.

Sollte ich den Kunden nicht erreichen, kann ich eine digitale Notiz erstellen und das Datum anpassen. Erscheint das Angebot also zu diesem Datum erneut in der Liste, sehe ich wieder das Originaldokument mit der letzten Notiz und bin so sofort up to date und weiß genau, worum es beim letzten Mal ging.

Regelmäßige Aufgaben, die wir uns auf Wiedervorlage legen

Abholen von Rechnungen in Lieferantenportalen

Beschaffung von Arbeitsmaterialien

Nachfassen von Angeboten bei Kunden

Versenden der Lohnliste an den Buchhalter

Kontrolle der Firmenbekleidung der Kollegen

Kontrollieren der Führerscheine der Kollegen

Schreiben von Rechnungen an Kunden

Ablauf von Kündigungs- und Verlängerungsfristen

Welche Chancen erkennen Sie?

Wie wäre es jetzt mit einer digitalen Wiedervorlage als Geheimwaffe, die Sie automatisch an alles erinnert?

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