Chaos auf dem Fileserver – Der Fileserver als „Allesfresser“

Chaos auf dem Fileserver – Der Fileserver als „Allesfresser“

Haben Sie Schwierigkeiten bei der strukturierten Ablage Ihrer Dateien?

Haben Sie keine Lust mehr auf die erfolglose Suche nach Dokumenten auf Ihrem Server?

Haben Sie den Überblick über die Dateien auf Ihrem Fileserver verloren?

Datei- und Dokumentenchaos

In den Ordnerstrukturen eines Fileserver versinken enorme Mengen an Dateien und Dokumenten.

Wir sprechen hierbei auch von unstrukturierten Informationen. Informationen, die in keinem Zusammenhang zu den Informationen in der Warenwirtschaft, dem ERP-System, des CRM (Kundenbeziehungsmanagement) oder anderen Systemen stehen.

Hier werden Office-Dokumente (Verträge, Konzepte, individuelle Angebote usw.) abgelegt.
Aber natürlich auch die E-Mails werden hier als Datei abgespeichert. Die Suche gestaltet sich sehr schwierig und aufwendig und bleibt leider auch häufig erfolglos.

Chaos auf dem Fileserver - Der Fileserver als "Allesfresser"

Herkömmliche Ablage von Dokumenten auf dem Fileserver

Die Nachteile sind ganz klar!

Redundanzen sind hier an der Tagesordnung

Es gibt gleichnamige Ordner in verschiedenen Baumstrukturen. Besonders problematisch ist das Erstellen von Kopien. Denn es gibt Dokumente, die in mehreren Ordnern gefunden werden sollen.
So wächst das Datenvolumen schnell an und es findet sich ziemlich schnell keiner mehr zurecht.

Der Austausch mit Kollegen

Natürlich wollen Sie sich auch mit Kollegen austauschen. Es werden also Dokumente per E-Mail durch die Gegend geschickt. Auch an mehrere Kollegen gleichzeitig. Somit gibt es jetzt verschiedene Versionen eines Dokuments. Die auf dem Fileserver und die in den Postfächern der einzelnen Mitarbeiter.
Diese Version wird dann bearbeitet und wieder per E-Mail verteilt. Auf dem Fileserver wird die Version dann mit „_neu“ oder „_final“ abgelegt. Es dauert nicht lange und bald kennt sich keiner mehr wirklich aus bzw. weiß, welches die aktuellste Version ist.

Spätestens nach ein paar Jahren ist das Chaos perfekt.

Sie kennen die Probleme und wünschen sich eine passende Lösung für Ihr Unternehmen?

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Nicolas Heyne
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      Die Lösung - ein Dokumentenmanagementsystem

      Nach und nach reift in Ihnen der Wunsch nach einem Dokumentenmanagementsystem wie beispielsweise DOCUframe.
      Eine Kommunikations- und Informationsplattform bringt schnell Ordnung ins Chaos.

      Die Lösung - ein DMS

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      Vorteile durch Dokumentenmanagement

      Perfekt für den Umgang mit unstrukturierten Daten geeignet

      Jeder Mitarbeiter kann sich seine entsprechende Sicht auf Informationen individuell konfigurieren

      Jedes Dokument und jede Information kann an verschiedenen Stellen (Kunde, Lieferant, Projekt, Akte, Vorgang, globaler Ordner etc.) abgelegt werden

      Jedes Dokument und jede Information ist nur einmal im System vorhanden

      Die zentrale Sicht auf einen Kunden oder einen Vorgang (Projekt, Akte etc.) ist gegeben

      Mithilfe der integrierten Volltextsuche lassen sich Informationen jederzeit schnell wiederfinden

      Welche Chancen und Vorteile erkennen Sie?

      Lesen Sie 50 Vorteile durch Dokumentenmanagement für weitere Impulse

      Perfekt für den Umgang mit unstrukturierten Daten geeignet

      Jeder Mitarbeiter kann sich seine entsprechende Sicht auf Informationen individuell konfigurieren

      Jedes Dokument und jede Information kann an verschiedenen Stellen (Kunde, Lieferant, Projekt, Akte, Vorgang, globaler Ordner etc.) abgelegt werden

      Jedes Dokument und jede Information ist nur einmal im System vorhanden

      Die zentrale Sicht auf einen Kunden oder einen Vorgang (Projekt, Akte etc.) ist gegeben

      Mithilfe der integrierten Volltextsuche lassen sich Informationen jederzeit schnell wiederfinden

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      Hinweis: Eine Software löst keine Probleme, sie erledigt Aufgaben!

      Vor der Einführung einer neuen Software steht deshalb immer erst die Prozessberatung und Prozessoptimierung.

      Sie wollen die Chancen eines DMS nutzen?

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