Erst neulich hat mir ein Geschäftspartner ganz stolz erzählt, dass er jetzt auch Dokumentenmanagement macht. Auf meine Nachfrage erklärte er mir, dass sie jetzt alle Eingangsrechnungen scannen und als PDF auf dem Fileserver (Dateiserver) ablegen. Sie haben sich für jeden Lieferanten einen Ordner auf dem Server angelegt und darunter dann die Jahreszahlen. Hier werden die Rechnungen dann abgelegt.
Natürlich habe ich auch gefragt, mit welchem Ziel er das macht. Die Antwort darauf lautete, dass sie so nicht mehr in Ordnern suchen müssen, sondern einfach auf dem Server suchen können. Das hat mich wieder an das Thema Chaos auf dem Fileserver erinnert.
Und genau da liegt der Hase im Pfeffer. Die Suche ist immer noch sehr aufwendig. Stellen Sie sich bitte vor, Sie suchen die Rechnung Ihres Aktenvernichters. Dieser hat heute den Dienst eingestellt und Sie möchten wissen, ob das Gerät noch Garantie hat.
Welche Information benötigen Sie nun, um die Rechnung zu finden? Meiner Meinung nach entweder die Rechnungsnummer oder den Namen des Lieferanten. Die Rechnungsnummer werden Sie sicherlich nicht wissen, oder?
Nehmen wir einmal an, Sie kennen den Namen des Lieferanten. In welchem Jahr haben Sie den Aktenvernichter gekauft? Gute Frage – nächste Frage? Sie schauen also alle Rechnungen der letzten drei Jahre auf dem Fileserver durch. Ist das wirklich schneller als das frühere Suchen im Ordner mit den Papierbelegen?
Aber was, wenn Sie auch den Namen des Lieferanten nicht wissen? Eine Volltextsuche ist so ohne weiteres nicht möglich. Sie können nur nach dem Dateinamen suchen. Vielleicht hat aber Ihr Mitarbeiter beim Scannen der Rechnung neben dem Dateinamen auch noch die Artikel im Namen erfasst?! Sicherlich nicht, oder?
Ich halte diese Methode des Dokumentenmanagement für alt und überholt. So etwas bringt heutzutage doch kaum wirkliche Vorteile. Außer vielleicht die Einbildung, dass Sie jetzt auch modern sind und Dokumentenmanagement machen. Wenn wir das Jahr 2005 hätten, dann wäre das vielleicht sogar noch innovativ.