Als Nächstes kommt in Ihnen vielleicht der Wunsch auf, mit der Eingangsrechnung zu arbeiten.

1. Die Rechnung soll zur Buchhaltung, damit sich diese eine Erinnerung zur Bezahlung setzt und das Skonto in Anspruch genommen werden kann.
2. Außerdem soll die Rechnung noch freigegeben werden. Dazu soll die Rechnung an den Besteller/Einkäufer gehen, damit dieser die Rechnung prüfen und freigeben kann.

Dies ist ein kleiner Workflow. Sicherlich gibt es noch komplexere Eingangsrechnungsworkflows mit mehr Beteiligten. Aber um die Grundlagen zu verdeutlichen, reicht dieses Beispiel hier aus.

Mit dem richtigen DMS schicken Sie die Rechnung einfach mit einer Anmerkung an den zuständigen Kollegen. Stellen Sie sich das einfach wie diese kleinen gelben Haftnotizen vor. Die Anmerkung „klebt“ dann quasi an der Rechnung. So kann später auch jederzeit nachvollzogen werden, welchen Weg die Rechnung im Unternehmen genommen hat.

Auf gar keinen Fall ist es sinnvoll, die Rechnung per E-Mail im Unternehmen zu verteilen. Denn so erzeugen Sie Duplikate der gescannten Rechnung. Das führt zu doppelter Datenablage, Intransparenz und vor allem zu Verwirrung.

Deshalb rate ich Ihnen: Schaffen Sie interne E-Mails ab

Die Buchhaltung setzt sich also eine Erinnerung. Und zwar nicht einfach in der Form, dass sie sich einen Kalendereintrag macht und zum entsprechenden Zeitpunkt die Rechnung sucht, sondern sie erstellt eine Dokumentenerinnerung.

Das bedeutet, sie legt sich die Rechnung auf Wiedervorlage und zum Erinnerungszeitpunkt wird ihr die Rechnung in ihren Eingang gelegt. Sie sieht also sofort, um was es geht und ob die Rechnung schon freigegeben wurde.

Jetzt gehen wir noch einen Schritt weiter. Nehmen wir an, Sie hätten gerne eine Inventarverwaltung (Assetverwaltung). Eine Datenbank, in der Ihr gesamtes Inventar angelegt und verwaltet werden kann. Wenn Sie jetzt das richtige DMS haben, dann können Sie diese Inventarverwaltung dort einrichten und jedes Inventar als Objekt oder Information ansehen.

Sie kaufen sich also einen neuen Aktenvernichter. Dieser wird in der Inventarverwaltung als Inventar angelegt. Sie pflegen die Inventarnummer, den Einsatzort, die Kostenstelle etc. Alles was für Sie eben wichtig ist. Sie können die Historie pflegen und einsehen. Beispielsweise wann der Aktenvernichter den Aufstellungsort oder den Mitarbeiter gewechselt hat oder wann die letzte Wartung bzw. Reparatur war.

Sie scannen die Eingangsrechnung und ordnen die Rechnung dem Inventar zu. Stellen Sie sich das Inventar einfach wie eine Akte vor. Sie können die Akte beschriften und sie öffnen. So können Sie Dokumente „hineinlegen“. Und natürlich ordnen Sie dem Inventar auch noch eine Adresse zu. Nämlich die des Lieferanten. Und dieser Lieferant hat wiederum Ansprechpartner.

Denken Sie jetzt bitte wieder an unser Beispiel von weiter oben. Der Aktenvernichter ist defekt. Sie gehen also in die Inventarverwaltung und suchen nach dem Aktenvernichter. Die Akte finden Sie im Handumdrehen. Entweder anhand der Inventarnummer oder aber am Namen. Und wie viele Aktenvernichter kommen in einem Unternehmen schon vor? Die Anzahl wird überschaubar sein.

Nun öffnen Sie die Akte per Doppelklick und haben Zugriff auf die Rechnung. Per Rechtsklick schicken Sie die Rechnung an den hinterlegten Lieferanten und teilen ihm mit, dass das Gerät defekt ist. Und da Ihr DMS auch E-Mails beherrscht, ist die E-Mail auch gleich dem Lieferanten, dem Ansprechpartner und dem Inventar zugeordnet.

Überlegen Sie bitte einmal, wie lange dieser Vorgang früher gedauert hätte. Sie können jetzt natürlich sagen, das hätte meine Sekretärin erledigt. Aber auch Ihre Sekretärin kostet Geld und mit der gesparten Zeit kann sie bestimmt etwas Sinnvolleres anfangen, oder?