Modernes Dokumentenmanagement mehr als (r)eine Ablage!

Modernes Dokumentenmanagement ist mehr als (r)eine Ablage!

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Sie denken Dokumentenmanagement bedeutet zusätzliche Arbeit?

Sie fragen sich, welche Vorteile Dokumentenmanagement eigentlich mit sich bringt?

Sie wollen wissen, was Dokumentenmanagement bei Ihnen bewirken kann?

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      Ja, kenne ich …“

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      Leider sind die Antworten auf diesen Begriff meist noch von dem Gefühl begleitet, das Thema sei mehr ein nötiges Übel. Mit etwas Glück wird es  als nice-to-have eingestuft, aber nicht wirklich gewinnbringend. Außerdem klingt es für viele staubtrocken, um nicht zu sagen ein wenig langweilig.

      Ja, ich gebe es zu. Suchen Sie doch einmal nach Artikeln zu diesem Thema. Wie klingen die meisten Einleitungen? Interessant? Praxisnah? Modern? – Fehlanzeige!

      Dabei kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) heute so viel mehr, als Dokumente ablegen. Und richtig eingesetzt, wird es ruck zuck zu einem interessanten Werkzeug, auf das Sie nie mehr verzichten möchten.

      Beim Thema Dokumentenmanagement sollten Sie zwischen einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Datenbank und einem ohne unterscheiden. Ich spreche hier immer von einem datenbankgestützten Dokumentenmanagementsystem. Alles andere ist meiner Meinung nach nicht mehr zeitgemäß!

      Modernes Dokumentenmanagement ist mehr als (r)eine Ablage

      Sie selbst kennen diese Probleme und Ausreden?

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          Definition von Dokumentenmanagement auf Wikipedia

          „Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.

          Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (engl. electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt. […]“

          Meine Definition von Dokumentenmanagement

          Mir geht es nicht nur um die reine Verwaltung von Dokumenten. Ich verwende auch lieber den Begriff Informationen statt Dokumente. Informationen sind für mich zwar auch Dokumente, wie zum Beispiel E-Mails, Office-Dokumente, PDFs, Eingangsrechnungen etc., aber eben auch Informationen aus anderen Systemen wie beispielsweise der Warenwirtschaft oder dem Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM).

          Mir geht es also darum, die Informationen nicht nur zu verwalten, sondern mit diesen zu arbeiten und so daraus auch einen Nutzen für mich bzw. das Unternehmen zu ziehen.

          Informationen sind das Kapital eines Unternehmens

          Erst jetzt denke ich, dass Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sinnvoll arbeiten können und so auch einen echten Mehrwert für sich, Ihre Mitarbeiter und so auch für Ihr Unternehmen erhalten werden.

          Möchten Sie auch einen Nutzen aus der Arbeit mit Dokumentenmanagement ziehen?

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              Dokumentenmanagement früher

              Erst neulich hat mir ein Geschäftspartner ganz stolz erzählt, dass er jetzt auch Dokumentenmanagement macht. Auf meine Nachfrage erklärte er mir, dass sie jetzt alle Eingangsrechnungen scannen und als PDF auf dem Fileserver (Dateiserver) ablegen. Sie haben sich für jeden Lieferanten einen Ordner auf dem Server angelegt und darunter dann die Jahreszahlen. Hier werden die Rechnungen dann abgelegt.

              Natürlich habe ich auch gefragt, mit welchem Ziel er das macht. Die Antwort darauf lautete, dass sie so nicht mehr in Ordnern suchen müssen, sondern einfach auf dem Server suchen können. Das hat mich wieder an das Thema Chaos auf dem Fileserver erinnert.

              Und genau da liegt der Hase im Pfeffer. Die Suche ist immer noch sehr aufwendig. Stellen Sie sich bitte vor, Sie suchen die Rechnung Ihres Aktenvernichters. Dieser hat heute den Dienst eingestellt und Sie möchten wissen, ob das Gerät noch Garantie hat.

              Welche Information benötigen Sie nun, um die Rechnung zu finden? Meiner Meinung nach entweder die Rechnungsnummer oder den Namen des Lieferanten. Die Rechnungsnummer werden Sie sicherlich nicht wissen, oder?

              Nehmen wir einmal an, Sie kennen den Namen des Lieferanten. In welchem Jahr haben Sie den Aktenvernichter gekauft? Gute Frage – nächste Frage? Sie schauen also alle Rechnungen der letzten drei Jahre auf dem Fileserver durch. Ist das wirklich schneller als das frühere Suchen im Ordner mit den Papierbelegen?

              Aber was, wenn Sie auch den Namen des Lieferanten nicht wissen? Eine Volltextsuche ist so ohne weiteres nicht möglich. Sie können nur nach dem Dateinamen suchen. Vielleicht hat aber Ihr Mitarbeiter beim Scannen der Rechnung neben dem Dateinamen auch noch die Artikel im Namen erfasst?! Sicherlich nicht, oder?

              Modernes Dokumentenmanagement ist mehr als (r)eine Ablage

              Ich halte diese Methode des Dokumentenmanagements für alt und überholt. So etwas bringt heutzutage doch kaum wirkliche Vorteile. Außer vielleicht die Einbildung, dass Sie jetzt auch modern sind und Dokumentenmanagement machen. Wenn wir das Jahr 2005 hätten, dann wäre das vielleicht sogar noch innovativ.

              Dokumentenmanagement früher

              Erst neulich hat mir ein Geschäftspartner ganz stolz erzählt, dass er jetzt auch Dokumentenmanagement macht. Auf meine Nachfrage erklärte er mir, dass sie jetzt alle Eingangsrechnungen scannen und als PDF auf dem Fileserver (Dateiserver) ablegen. Sie haben sich für jeden Lieferanten einen Ordner auf dem Server angelegt und darunter dann die Jahreszahlen. Hier werden die Rechnungen dann abgelegt.

              Natürlich habe ich auch gefragt, mit welchem Ziel er das macht. Die Antwort darauf lautete, dass sie so nicht mehr in Ordnern suchen müssen, sondern einfach auf dem Server suchen können. Das hat mich wieder an das Thema Chaos auf dem Fileserver erinnert.

              Und genau da liegt der Hase im Pfeffer. Die Suche ist immer noch sehr aufwendig. Stellen Sie sich bitte vor, Sie suchen die Rechnung Ihres Aktenvernichters. Dieser hat heute den Dienst eingestellt und Sie möchten wissen, ob das Gerät noch Garantie hat.

              Welche Information benötigen Sie nun, um die Rechnung zu finden? Meiner Meinung nach entweder die Rechnungsnummer oder den Namen des Lieferanten. Die Rechnungsnummer werden Sie sicherlich nicht wissen, oder?

              Nehmen wir einmal an, Sie kennen den Namen des Lieferanten. In welchem Jahr haben Sie den Aktenvernichter gekauft? Gute Frage – nächste Frage? Sie schauen also alle Rechnungen der letzten drei Jahre auf dem Fileserver durch. Ist das wirklich schneller als das frühere Suchen im Ordner mit den Papierbelegen?

              Aber was, wenn Sie auch den Namen des Lieferanten nicht wissen? Eine Volltextsuche ist so ohne weiteres nicht möglich. Sie können nur nach dem Dateinamen suchen. Vielleicht hat aber Ihr Mitarbeiter beim Scannen der Rechnung neben dem Dateinamen auch noch die Artikel im Namen erfasst?! Sicherlich nicht, oder?

              Ich halte diese Methode des Dokumentenmanagement für alt und überholt. So etwas bringt heutzutage doch kaum wirkliche Vorteile. Außer vielleicht die Einbildung, dass Sie jetzt auch modern sind und Dokumentenmanagement machen. Wenn wir das Jahr 2005 hätten, dann wäre das vielleicht sogar noch innovativ.

              Modernes Dokumentenmanagement ist mehr als (r)eine Ablage

              Dokumentenmanagement heute

              Also wenn Sie sich schon die Mühe machen und alle Eingangsrechnungen scannen, dann wäre es doch auch vernünftig, wenn Sie nach dem Inhalt in der Rechnung suchen können. Dazu benötigen Sie eine Texterkennung (OCR, Optical Character Recognition) inklusive Volltextsuche. Beispielsweise können Sie dann nach der Modellbezeichnung des Aktenvernichters oder nach dem Hersteller suchen. Und natürlich nicht nur in den Rechnungen eines Jahres, sondern in allen Rechnungen eines Lieferanten oder gleich über alle Ihre Eingangsrechnungen.

              Mit einem datenbankgestützten Dokumentenmanagementsystem ist das möglich. Außerdem ist das doch schon einmal ein guter Anfang und mit dieser Basis lässt sich arbeiten. So können Sie die gescannten Belege beispielsweise über DATEV oder Agenda hochladen und so hat Ihr Steuerberater alle relevanten Belege. Keine lästigen Nachfragen mehr, keine vermissten Belege etc. Das spart Zeit und Geld. Aber vor allem schont es die Nerven. Denn Suchen kostet Zeit und Nerven.

              Möchten Sie die benötigten Informationen schnell finden und dadurch Ihre Produktivität steigern?

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                  Dokumentenmanagement ist mehr als eine Ablage

                  Sie merken wahrscheinlich schon, wie begeistert ich von einem richtigen DMS, besser gesagt von einem Informations- und Dokumentenmanagement mit integriertem Workflowsystem bin. Die Potenziale die sich hierdurch ergeben sind einfach nur Wahnsinn. Das richtige DMS bietet enorme Einsparpotentiale in Bezug auf Zeit und Geld. Und es schont die Nerven. Das Schönste aber:

                  Die Produktivität wird um ein Vielfaches gesteigert

                  Modernes Dokumentenmanagement ist weitaus mehr als eine Ablage. Richtig eingesetzt ist es Dreh- und Angelpunkt im Unternehmen und verwaltet alle Dokumente und Informationen. Es stellt den Mitarbeitern ein System zur Verfügung, mit dem die Produktivität gesteigert wird und neue Höhepunkte erreicht werden. Auch bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Denn sind Sie einmal ehrlich:

                  Wer verschwendet seine Zeit gerne mit (sinnlosen) Suchen?

                  Aber natürlich setzt dies auch voraus, dass Sie Ihre Abläufe und Prozesse analysiert und entsprechend optimiert haben. Von großem Vorteil ist es, vorher eine Kernprozessanalyse durchzuführen.

                  Dem Marktbegleiter eine Nasenlänge voraus sein

                  Unternehmen, die bereits eine solche Lösung einsetzen, sind Ihren Mitbewerbern weit mehr als eine Nasenlänge voraus. In vielen Punkten wie zum Beispiel Servicequalität, Kundenbetreuung und Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit etc.

                  Dokumentenmanagement ist mehr als eine Ablage

                  Sie merken wahrscheinlich schon, wie begeistert ich von einem richtigen DMS, besser gesagt von einem Informations- und Dokumentenmanagement mit integriertem Workflowsystem bin. Die Potenziale die sich hierdurch ergeben sind einfach nur Wahnsinn. Das richtige DMS bietet enorme Einsparpotentiale in Bezug auf Zeit und Geld. Und es schont die Nerven. Das Schönste aber:

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                  Modernes Dokumentenmanagement ist weitaus mehr als eine Ablage. Richtig eingesetzt ist es Dreh- und Angelpunkt im Unternehmen und verwaltet alle Dokumente und Informationen. Es stellt den Mitarbeitern ein System zur Verfügung, mit dem die Produktivität gesteigert wird und neue Höhepunkte erreicht werden. Auch bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Denn sind Sie einmal ehrlich:

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                  Wo stehen Sie bei den Themen Dokumentenmanagement, Büro 4.0 und Digitalisierung? Was hindert Sie daran anzufangen und die ersten Schritte zu gehen?

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