In Gesprächen mit Geschäftspartnern erlebe ich immer wieder, dass vielen Unternehmern die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gar nicht richtig bewusst sind. Da ich mich schon seit über fünfzehn Jahren mit dem Thema beschäftige, sind mir viele Vorteile bewusst und bei meiner täglichen Arbeit auch schon selbstverständlich.
Außerdem gibt es tatsächlich noch Unternehmer, die ein DMS immer noch für zusätzliche Arbeit halten und sich den Vorteilen verschließen. Klar, wenn ich die Vorteile nicht nutzen möchte, dann ist die investierte Arbeit zusätzlicher Aufwand.
Aber ist es nicht mit allem so? Warum sollte ich ein Buch zum Thema Mitarbeiterführung lesen, wenn ich dann sowieso nichts daraus anwenden will? Dann war das Lesen zusätzliche Arbeit, die gar nichts bringt.
Nun aber zu den Vorteilen, die ich an dieser Stelle gerne mit Ihnen teilen möchte, und zwar:
Geringere Kosten bei der Dokumentenablage – ja, auch diesen Punkt sollten Sie nicht vernachlässigen. Schließlich benötigen Sie Aktenschränke und Ordner für die Dokumentenablage. Und vor allem Personal, welches die Dokumente sortiert und abheftet. Und Sie müssen sich auch noch Gedanken machen, wie Sie die Dokumente ablegen. Denn ohne System finden Sie gar nichts mehr. Laut Studien wird ein Dokument im Durchschnitt bis zu fünfmal kopiert. In manchen Unternehmen noch öfter. Durch den Umstieg auf ein elektronisches DMS senken Sie die Kosten für Papier, Drucker, Toner, Versand und Personal.
