50 Vorteile durch Dokumentenmanagement (DMS)
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50 Vorteile durch Dokumentenmanagement (DMS)

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Sie sind genervt von der ständigen Suche nach E-Mails und Schriftverkehr?

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      50 Vorteile durch Dokumentenmanagement

      In Gesprächen mit Geschäftspartnern erlebe ich immer wieder, dass vielen Unternehmern die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gar nicht richtig bewusst sind. Da ich mich schon seit über fünfzehn Jahren mit dem Thema beschäftige, sind mir viele Vorteile bewusst und bei meiner täglichen Arbeit auch schon selbstverständlich.

      Außerdem gibt es tatsächlich noch Unternehmer, die ein DMS immer noch für zusätzliche Arbeit halten und sich den Vorteilen verschließen. Klar, wenn ich die Vorteile nicht nutzen möchte, dann ist die investierte Arbeit zusätzlicher Aufwand.

      Aber ist es nicht mit allem so? Warum sollte ich ein Buch zum Thema Mitarbeiterführung lesen, wenn ich dann sowieso nichts daraus anwenden will? Dann war das Lesen zusätzliche Arbeit, die gar nichts bringt.

      Nun aber zu den Vorteilen, die ich an dieser Stelle gerne mit Ihnen teilen möchte, und zwar:

      Oder lesen Sie einfach weiter.

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              50 Vorteile durch elektronisches Dokumentenmanagement und digitale Archivierung

              1. Schnellerer Informationszugriff
              2. Beschleunigung der Arbeitsprozesse
              3. Verbesserte Transparenz von Vorgängen
              4. Verbesserte Controllingmöglichkeiten
              5. Verbesserter Kundenservice
              6. Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
              7. Wegfall von Verteilerkopien
              8. Fehlerminimierung
              9. Verbesserte Dokumentensicherheit
              10. Weniger Dokumenten- und Informationsverlust
              11. Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
              12. Geringerer Platzbedarf durch Einsparung von Archivräumen
              13. Entlastung der E-Mail-Systeme und E-Mail-Postfächer – Schaffen Sie interne E-Mails ab!
              14. Einheitliche Informationsplattform, keine Medienbrüche mehr
              15. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinbarter Compliance-Anforderungen
              16. Automatischer Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank
              17. Steigerung der Mitarbeitermotivation durch den Einsatz moderner Technologie
              18. Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit,
                dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen
              19. Übersicht über die Dokumentenentwicklung im Unternehmen
              20. Unterwegs stets Zugriff auf unternehmensrelevante Daten und Dokumente
              21. Reduzierung der Suchzeiten
              22. Reduzierung der Druck- und Zustellkosten
              23. Senkung der Mitarbeiterkosten
              24. Höhere Effizienz und Produktivität
              25. Höhere Kundenzufriedenheit
              26. Proaktive Datendeduplizierung:
                Jedes Dokument ist nur einmal in der Datenbank vorhanden und wird mit anderen Objekten verknüpft
              27. Optimale Kommunikation (Untereinander und mit Geschäftspartnern)
              28. Erkennbare Zeiteinsparungen
              29. Deutliche Kostenreduzierung
              30. Leistungsstarker Workflow
              31. Integration statt Insellösung
              32. Strukturiertere Geschäftsabläufe
              33. Übersicht über den Verlauf bzw. Weg der Dokumente im Unternehmen
              34. Vermeidung unnötiger Rückfragen bei Kollegen
              35. Kunden binden und begeistern
              36. Vertriebsergebnisse steigern
              37. Prozesse effizienter planen
              38. Qualität sichern
              39. Wettbewerbsvorteil ausbauen bzw. behalten
              40. Chaos auf dem Fileserver wird endlich beseitigt
              41. Fit für die Zukunft sein und so schnell auf neue Anforderungen reagieren können
              42. Gleichzeitiger Zugriff verschiedener Personen auf dieselben Informationen
              43. Optimale Anbindung des Außendiensts (Servicemitarbeiter, Vertrieb etc.)
              44. Einheitliche Informations- und Kommunikationsplattform – keine Medienbrüche
              45. Schutz vor Feuer und Wasserschäden
              46. Sicherstellen der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens
              47. Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen bei Krankheits- und Urlaubsvertretung
              48. Schaffung eines (verbesserten) „Wir-Gefühls“ im Unternehmen
              49. Steigerung der Attraktivität des Unternehmens
                für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und weitere Geschäftspartner
              50. Nachvollziehbarkeit verbessern

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                      An einem Dokumentenmanagementsystem führt
                      kein Weg vorbei!

                      Ich denke Sie stimmen mir spätestens jetzt zu:

                      Ein Dokumentenmanagementsystem ist vielseitig einsetzbar!
                      Es führt kein Weg daran vorbei.

                      Keine Sorge. Sie müssen selbstverständlich nicht alle genannten Teilbereiche auf einmal angehen oder umkrempeln. Im Gegenteil. Schritt für Schritt sorgt für mehr Akzeptanz und Sie lernen die Möglichkeiten, die solch ein DMS bietet, immer besser kennen und nutzen.

                      Die Frage ist doch nur:
                      Wie viel Zeit, Geld und vor allem Nerven haben Sie bis dahin noch zu verschenken?

                      Sie haben noch Zweifel oder bereits schlechte Erfahrungen gemacht?

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