50 Vorteile durch Dokumentenmanagement (DMS)

50 Vorteile durch Dokumenten-
management (DMS)

Sie suchen des Öfteren Unterlagen zu einem laufenden Auftrag oder Projekt?

Sie sind genervt von der ständigen Suche nach E-Mails und Schriftverkehr?

Sie verlieren bei einem Mitarbeiterwechsel über Jahre angesammeltes Wissen?

50 Vorteile durch Dokumentenmanagement

In Gesprächen mit Geschäftspartnern erlebe ich immer wieder, dass vielen Unternehmern die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gar nicht richtig bewusst sind. Da ich mich schon seit über fünfzehn Jahren mit dem Thema beschäftige, sind mir viele Vorteile bewusst und bei meiner täglichen Arbeit auch schon selbstverständlich.

Außerdem gibt es tatsächlich noch Unternehmer, die ein DMS immer noch für zusätzliche Arbeit halten und sich den Vorteilen verschließen. Klar, wenn ich die Vorteile nicht nutzen möchte, dann ist die investierte Arbeit zusätzlicher Aufwand.

Aber ist es nicht mit allem so? Warum sollte ich ein Buch zum Thema Mitarbeiterführung lesen, wenn ich dann sowieso nichts daraus anwenden will? Dann war das Lesen zusätzliche Arbeit, die gar nichts bringt.

Nun aber zu den Vorteilen, die ich an dieser Stelle gerne mit Ihnen teilen möchte, und zwar:

Die Vorteile in fünf Kategorien zusammengefasst

(50!) Vorteile im Einzelnen

Vorteile aus den unterschiedlichen Sichten im Unternehmen

Oder lesen Sie einfach weiter.

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Nicolas Heyne

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Ich bin für Sie da!

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Ihre Vorteile durch Dokumentenmanagement auf den Punkt gebracht

Vorteile des Dokumentenmanagements

Im Vergleich zu einer papierbasierten Ablage bietet eine Softwarelösung Ihren Mitarbeitern optimalen Zugriff auf die Geschäftsdokumente. Dadurch ist ein schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Statt Ihre Zeit mit (sinnlosen) Suchen zu vergeuden, können sich Ihre Mitarbeiter auf die Aufgaben konzentrieren, die den Unternehmenserfolg steigern. Das Suchen teuer und nervig ist, habe ich in Suchen kostet Zeit und Geld und Suchen kostet Zeit und Nerven schon ausführlich beschrieben.

 Vorteile des DokumentenmangementGeringere Kosten bei der Dokumentenablage – ja, auch diesen Punkt sollten Sie nicht vernachlässigen. Schließlich benötigen Sie Aktenschränke und Ordner für die Dokumentenablage. Und vor allem Personal, welches die Dokumente sortiert und abheftet. Und Sie müssen sich auch noch Gedanken machen, wie Sie die Dokumente ablegen. Denn ohne System finden Sie gar nichts mehr. Laut Studien wird ein Dokument im Durchschnitt bis zu fünfmal kopiert. In manchen Unternehmen noch öfter. Durch den Umstieg auf ein elektronisches DMS senken Sie die Kosten für Papier, Drucker, Toner, Versand und Personal.

Weitere Einsparungen ergeben sich durch die Erhöhung der Servicequalität in Ihrem Unternehmen. Dadurch steigern Sie nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Dadurch senken Sie zwangsläufig auch die Beschwerden und die Reklamationen. Dies wirkt sich wiederum positiv auf Ihren Gewinn aus.

Vorteile des Dokumentenmangement

Bei manchen Unternehmern ein unliebsames Thema. Aber durch ein DMS ganz leicht zu bewältigen. Mit einem DMS können Sie den Zugriff auf sensible Daten viel besser kontrollieren. Ein Rechte- und Sicherheitensystem hilft Ihnen hierbei. So erfüllen Sie ganz nebenbei wichtige Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Und das ohne nennenswerten Mehraufwand. Umfragen belegen, dass im Durchschnitt bis zu fünf Prozent der Unterlagen in einem Unternehmen falsch abgelegt sind oder gar verloren gehen.

Vorteile des Dokumentenmangement

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, welche Folgen Katastrophen wie beispielsweise Feuer und Wasser für Ihr Unternehmen haben? Mit einem elektronischen DMS können Sie Ihre Daten auch außerhalb des Unternehmens aufbewahren und so die Dokumente im Schadensfall schnell wiederherstellen. Laut einer Studie müssen sieben von zehn Unternehmen innerhalb von drei Wochen Insolvenz anmelden, wenn ihre Geschäftsunterlagen (Papier) zerstört werden.

Vorteile des Dokumentenmangement

Ein weiterer, meiner Meinung nach sehr wichtiger Punkt ist die Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens. Durch den Einsatz moderner Informationstechnologie wird Ihr Unternehmen für Ihre eigenen, aber auch für neue Mitarbeiter viel attraktiver. Durch die Vermeidung unnötiger und vor allem monotoner Arbeitsschritte, haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für die Aufgaben, die zum Unternehmenserfolg beitragen. Sinnvolle Aufgaben sorgen bei Ihren Mitarbeitern für mehr Erfüllung und mehr Spaß an der Arbeit. Das steigert unter anderem die Qualität der Arbeit jedes Einzelnen und sorgt so für ein verbessertesWir-Gefühl“ im Unternehmen.

Sie wollen Kosten reduzieren, Ihre Effizienz steigern und zukunftssicher werden?

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Nicolas Heyne

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50 Vorteile durch elektronisches Dokumentenmanagement und digitale Archivierung

  1. Schnellerer Informationszugriff
  2. Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  3. Verbesserte Transparenz von Vorgängen
  4. Verbesserte Controllingmöglichkeiten
  5. Verbesserter Kundenservice
  6. Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
  7. Wegfall von Verteilerkopien
  8. Fehlerminimierung
  9. Verbesserte Dokumentensicherheit
  10. Weniger Dokumenten- und Informationsverlust
  11. Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
  12. Geringerer Platzbedarf durch Einsparung von Archivräumen
  13. Entlastung der E-Mail-Systeme und E-Mail-Postfächer – Schaffen Sie interne E-Mails ab!
  14. Einheitliche Informationsplattform, keine Medienbrüche mehr
  15. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinbarter Compliance-Anforderungen
  16. Automatischer Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank
  17. Steigerung der Mitarbeitermotivation durch den Einsatz moderner Technologie
  18. Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit,
    dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen
  19. Übersicht über die Dokumentenentwicklung im Unternehmen
  20. Unterwegs stets Zugriff auf unternehmensrelevante Daten und Dokumente
  21. Reduzierung der Suchzeiten
  22. Reduzierung der Druck- und Zustellkosten
  23. Senkung der Mitarbeiterkosten
  24. Höhere Effizienz und Produktivität
  25. Höhere Kundenzufriedenheit
  26. Proaktive Datendeduplizierung:
    Jedes Dokument ist nur einmal in der Datenbank vorhanden und wird mit anderen Objekten verknüpft
  27. Optimale Kommunikation (Untereinander und mit Geschäftspartnern)
  28. Erkennbare Zeiteinsparungen
  29. Deutliche Kostenreduzierung
  30. Leistungsstarker Workflow
  31. Integration statt Insellösung
  32. Strukturiertere Geschäftsabläufe
  33. Übersicht über den Verlauf bzw. Weg der Dokumente im Unternehmen
  34. Vermeidung unnötiger Rückfragen bei Kollegen
  35. Kunden binden und begeistern
  36. Vertriebsergebnisse steigern
  37. Prozesse effizienter planen
  38. Qualität sichern
  39. Wettbewerbsvorteil ausbauen bzw. behalten
  40. Chaos auf dem Fileserver wird endlich beseitigt
  41. Fit für die Zukunft sein und so schnell auf neue Anforderungen reagieren können
  42. Gleichzeitiger Zugriff verschiedener Personen auf dieselben Informationen
  43. Optimale Anbindung des Außendiensts (Servicemitarbeiter, Vertrieb etc.)
  44. Einheitliche Informations- und Kommunikationsplattform – keine Medienbrüche
  45. Schutz vor Feuer und Wasserschäden
  46. Sicherstellen der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens
  47. Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen bei Krankheits- und Urlaubsvertretung
  48. Schaffung eines (verbesserten) „Wir-Gefühls“ im Unternehmen
  49. Steigerung der Attraktivität des Unternehmens
    für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und weitere Geschäftspartner
  50. Nachvollziehbarkeit verbessern

Sie wollen von den Vorteilen des elektronischen Dokumentenmanagement profitieren?

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Vorteile aus Sicht ...

Wird Ihnen klar, wieso Dokumentenmanagement für Sie so wichtig ist?

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An einem DMS führt kein Weg vorbei!

Ich denke Sie stimmen mir spätestens jetzt zu:

Ein Dokumentenmanagementsystem ist vielseitig einsetzbar!
Es führt kein Weg daran vorbei.

Keine Sorge. Sie müssen selbstverständlich nicht alle genannten Teilbereiche auf einmal angehen oder umkrempeln. Im Gegenteil. Schritt für Schritt sorgt für mehr Akzeptanz und Sie lernen die Möglichkeiten, die solch ein DMS bietet, immer besser kennen und nutzen.

Die Frage ist doch nur:

Wie viel Zeit, Geld und vor allem Nerven haben Sie bis dahin noch zu verschenken?

Sie haben noch Zweifel oder bereits schlechte Erfahrungen gemacht?

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Nicolas Heyne

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