Zum ersten bietet DOCUframe eine kategorisierte Adressverwaltung an einem Ort. Hierüber kann ich alle möglichen Kontakte anlegen: Kunden und Interessenten, Mitarbeiter und Bewerber, Lieferanten und Ansprechpartner sowie weitere geschäftliche Kontakte.
Zu diesen Adressen habe ich alles, was ich wissen muss jederzeit auf Knopfdruck verfügbar. Kontaktdaten, eine Kontakthistorie und eine Kontaktherkunft. Im Endeffekt weiß ich also alles über die entsprechende Adresse und verliere so nie den Überblick. Klar, es ist etwas anderes, ob ich mit einem digitalen System für die Adressverwaltung arbeite oder mit Zettel und Stift hantiere und die Notizen dann in einem Ordner ablege.

Des Weiteren plane ich mittels einer Projekt- und Aufgabenverwaltung alle Projekte, sowohl intern, als auch extern mit Kunden oder auch mit Lieferanten. Der Vorteil ist, dass ich hier ebenfalls alle Informationen an einer zentralen Stelle habe. Außerdem kann ich mir die Tätigkeiten mit der benötigten Zeit notieren und sehe auch, wie viel Zeit das gesamte Projekt bisher in Anspruch genommen hat. Das hilft mir bei der weiteren Planung und Verwaltung des Projektes beziehungsweise der Aufgabe.

Ich habe alles, was ich oder auch meine Kollegen zu dem Projekt wissen wollen, an einem zentralen Ort. Das erleichtert und beschleunigt die Kommunikation in einem Projekt um ein Vielfaches. Ist ein Teamkollege aus dem Projekt mal abwesend, erhält er trotzdem alle wichtigen Informationen und bleibt so nicht auf der Strecke. Außerdem kann ich ganz einfach sehen, wer welche Aufgaben übernommen hat, um letztendlich das gemeinsame Ziel zu erreichen.

Die schnelleren und einfacheren Kommunikationswege erleichtern mir meine tägliche Arbeit. Wenn ich irgendwo anrufe, weil ich eine Information benötige oder eine Rückfrage habe, dann bekomme ich sehr häufig folgende Antworten:

• „Das weiß ich leider nicht, das weiß nur der Kollege.“
• „Darauf habe ich leider keinen Zugriff.“
• „Die Unterlagen liegen beim Kollegen.“

Das hilft mir natürlich nicht weiter. Wenn ich solche Anrufe erhalte, kann ich ganz entspannt sein. Ich weiß, dass ich in kürzester Zeit weiterhelfen kann, da in der Regel alle benötigten Informationen bei uns im Dokumentenmanagement abgelegt sind.
Die magischen Zauberworte: Mit Anmerkung an Benutzer senden. Hierdurch kann ich ganz einfach alle möglichen Dokumente, E-Mails, Adressen oder weiteren Daten mit einer Anmerkung an Kollegen, unserer Buchhaltung oder meinem Chef schicken. Dadurch ist es uns allen möglich, immer rasch auf alle benötigten Informationen zuzugreifen.

Für mich sind die Vorteile ganz klar.

Die Person, mit der ich kommuniziere, weiß sofort worum es geht, denn Sie hat das dazugehörige Dokument, die dazugehörige E-Mail oder sonstige Dokumente/Informationen zu meiner Anmerkung. Außerdem gehen diese Anmerkungen nicht verloren. Dadurch kann ich auch noch Jahre später nachvollziehen, was denn mal zu einem wichtigen Thema beschlossen wurde. Anmerkungen ermöglichen mir schnellere, unkompliziertere und strukturiertere Kommunikationswege mit meinen Kollegen und Vorgesetzten. Deswegen ist es nicht verwunderlich, dass wir bereits seit 2005 ohne interne E-Mails arbeiten. Nicht nur mir erleichtert das meine tägliche Arbeit um ein Vielfaches, sondern auch meinen Kollegen und meinem Chef.

Ein weiterer Punkt mit dem ich täglich arbeite, ist der integrierte Terminkalender. Über diesen Kalender kann ich sowohl auf meine eigenen Termine, als auch auf die Termine meiner Kollegen, meines Chefs und der meiner Abteilung zugreifen. Durch farbliche Kategorien, sehe ich auf den ersten Blick, um was für einen Termin es sich handelt. Gelb ist bei uns beispielsweise ein Lehrgang oder eine Schulung, grün sind Besprechungen und das was jeder am liebsten im Kalender sieht, ist bei uns blau – der Urlaub.🙂 Die Kategorien sind individuell an meine Bedürfnisse und Wünsche anpassbar.

Des Weiteren habe ich die Möglichkeit diesen Terminkalender als digitale Wiedervorlage zu verwenden, Terminerinnerungen zu erstellen, Kollegen zu den Terminen einzuladen, über einen Button ganz einfach zu- oder abzusagen und, und, und … Durch diesen Terminkalender kann ich meine Wochen- und Tagesaufgaben viel besser planen und Abweichungen kontrollieren. Ich weiß so mittels drei Mausklicks, welcher Kollege heute an- und welcher abwesend ist, welche Termine bei ihm anstehen und so weiter. Den Terminkalender des Chefs im Blick zu haben, ist natürlich auch ein riesen Vorteil. So kann ich mich auch besser auf ihn abstimmen und ihm somit den Rücken freihalten.

Hauptvorteil für mich und meine Kollegen im Büro sind die automatischen Funktionen zum Scannen von Dokumenten, Ablegen von E-Mails oder auch das Ausfüllen von Formularen. Rechnungen, die per E-Mail kommen, kann ich mit nur wenigen Klicks einer Adresse zuordnen, entsprechend ablegen und an unsere Buchhalterin exportieren. Schnell noch eine „Anmerkung an Benutzer“ mit der Info zum Überweisen schicken, eventuell ausdrucken und fertig.

Sämtliche Dokumente, wie Personalunterlagen, Verträge, Belege etc. kann ich mithilfe einfacher Funktionen automatisch den entsprechenden Adressen zuordnen und in verschiedene Ordner ablegen. Ich muss nicht mehr schauen, welches Dokument wann, wie und wo abgelegt wurde, wie es benannt wurde und was damit noch zu tun ist. Das übernimmt das Dokumentenmanagementsystem für mich automatisch und ermöglicht mir so eine leichte und schnelle Ablage.

Außerdem kann ich sämtliche Personalformulare, Verträge etc. mithilfe sogenannter Druck-Makros komplett automatisch ausfüllen. Sei es der Name und die Anschrift einer Person oder Firma, das aktuelle Datum oder weitere Daten. Dadurch habe ich viel weniger Verwaltungsaufwand und kann somit langfristig meine wesentlichen Aufgaben und Projekte fokussierter und auch schneller erledigen.